Actuellement, toutes les entreprises se focalisent sur le nouveau règlement européen : le RGPD. Il s’agit d’un sujet d'une grande importance car il est effectif depuis le 25 mai 2018. Son aspect juridique est ce qui fait qu’il est incontournable. Il peut donc décider de l’avenir de toute entité qui réalise un traitement de données. Pour ne pas être sanctionné lourdement, il devient capital de suivre les normes, mais comment s’y prendre ?
RGPD : qu’est-ce que cela implique exactement ?
Le RGPD 2018 agit tel un règlement servant de continuité à la loi Informatique et Libertés. La confidentialité des données personnelles des citoyens devient alors nettement plus contrôlable. En cas de violation, l’autorité de contrôle agit rapidement après avoir été prévenue. Elle détecte les éventuelles conséquences et demande des renseignements sur le DPO. En principe, toutes les structures qui manipulent des données personnelles sont concernées par ce nouveau règlement. On entend par données personnelles tout ce qui offre la possibilité d’identifier un individu à savoir : nom et prénom, âge et sexe, localisation, adresse e-mail personnelle, formulaire de contact, etc. On prend en considération également les données sensibles comme : les informations biométriques ou génétiques, les informations sur la santé, l’orientation sexuelle, l’appartenance syndicale, etc. La sécurité des données recueillies est la priorité du rgpd.
Quelles sont les étapes de la mise en conformité au RGPD ?
Afin de se mettre en conformité au règlement des données personnels, les entreprises doivent réaliser quelques démarches pratiques. Tout d’abord, choisir ou désigner un DPO (Data Protection Officer). Bien que cette étape ne soit pas toujours obligatoire, elle reste vivement recommandée. Pour les organismes publics qui réalisent des traitement de données sensibles, cette désignation est incontestable. Le DPO est un responsable chargé de diverses missions importantes. En haut de sa liste, il veille au respect du RGPD en procurant des conseils aux membres de l’entreprise. Si aucun employé au sein de l’entreprise ne peut remplir le rôle, alors on fait appel au service d’un DPO externalisé. Pour faciliter son travail, le DPO utilise un outil pratique comme un logiciel RGPD. À la suite de la désignation du DPO, la prochaine étape consiste à créer un registre de traitement de données. C’est un excellent moyen pour regrouper les informations utiles telles que : les renseignements sur le responsable du traitement et sur tous les autres acteurs ayant accès aux données, les finalités des traitements, les catégories des données, etc. Il est préconisé de toujours actualiser le registre des traitements. Avec cet outil, il est plus aisé de déterminer les futures actions à accomplir afin de se conformer au RGPD. Il faut par ailleurs que chaque traitement soit adapté à toutes les conditions imposées par le règlement. L’information émise au moment de la collecte de données doit être claire et simple. L’étape suivante à entreprendre, la révision de la politique de confidentialité, des mentions légales, des CGU et de la politique de gestion des cookies. Les deux dernières étapes sont tout aussi fondamentales : la révision des clauses de contrat et la conception de documentation de conformité.
La mise en conformité au RGPD présente-t-elle des avantages pour les entreprises ?
Pour les entreprises qui œuvrent pour la mise en conformité à la nouvelle réglementation RGPD, elles ne risquent pas d’être déçues car les avantages sont nombreux. On parle d’un moyen efficace pour obtenir une image d’expert. La crédibilité se voit alors augmentée lorsqu’on la compare à la situation précédente. Aussi, les entités développent une grande relation de confiance avec les consommateurs. Un autre avantage et non le moindre, une optimisation de la stratégie marketing. La liste de contacts est améliorée car les personnes qui ont approuvé les traitements de données acceptent souvent les campagnes de communication.
