Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données personnelles) est mis en vigueur depuis le mois de mai 2018. Depuis, toutes les entreprises doivent être en conformité avec cette nouvelle réglementation sur le traitement des données. Pour les aider dans cette tâche, il existe des logiciels. Découvrons un peu plus sur ce sujet.
Pourquoi utiliser un logiciel RGPD en entreprise ?
Pour vous aider à être en conformité avec le rgpd, vous pouvez choisir d’utiliser un logiciel RGPD en entreprise. Ce genre de logiciel vous est bénéfique dans la mesure où vous pouvez utiliser celui-ci en tant que logiciel collaboratif qui peut centraliser dans une base de données la démarche RGPD proposée par la CNIL. De plus, ce type de logiciel RGPD permet de réaliser un gain de temps notamment avec ses bibliothèques de contenus modifiables, ses outils de copier / coller avancés de traitements, etc. En outre, il peut soutenir le travail du référent RGPD (DPO) en facilitant la collaboration avec les responsables de traitements, de plans d’action, le chef d’entreprise. Par ailleurs, ce logiciel RGPD vous permet de piloter au niveau « macro » à l’aide d’indicateurs, des plans d’actions mutualisés. Aussi, il complète votre système d’information habituel mais vous permet également de disposer de tous les documents de travail, de communication et de conformité nécessaires. Pour en savoir plus sur ce sujet, allez sur privacil-logiciel-rgpd.fr.
Les critères pour choisir un logiciel RGPD en ligne
Pour choisir un logiciel RGPD en ligne, vous devez regarder le registre des traitements car il est désormais obligatoire de tenir un registre des traitements actualisé et complet. D’ailleurs, toutes les entreprises doivent savoir cartographier les traitements des données personnelles des utilisateurs en conformité à l’article. Le logiciel RGDP en ligne doit également vous aider pour les audits de conformité. En effet, le DPO doit effectuer régulièrement des audits de conformité pour mettre à jour les processus de traitements des données. D’autre part, le logiciel que vous allez choisir doit savoir faire des analyses d’impact sur la protection des données en conformité à l’article 35 de la RGPD. Vous devez savoir qu’un bon logiciel doit permettre de les gérer et de visualiser les résultats. Une autre chose que vous devez prendre en compte est le coût qui varie en fonction du fournisseur. Sachez qu’il existe des logiciels gratuits et d’autres qui ne sont disponibles que sur abonnement. Il vous est conseillé de choisir un logiciel adapté à votre budget qui va assurer la sécurité des systèmes d'information.
Ce qu’il faut faire pour être en conformité avec le RGPD
Pour se mettre en conformité avec le RGPD 2018, toute entreprise européenne doit commencer par nommer son délégué à la protection des données ou DPO (Data Protection Officer) pour garantir la conformité de l’entreprise. Elle doit également recenser les traitements de données dans un registre où chaque responsable sera indiqué. Il doit également s’y trouver la finalité pour chaque traitement, le temps pendant lequel ces données seront conservées et le chemin parcouru par les données afin d’identifier la traçabilité des informations. Il est aussi demandé pour une entreprise de statuer sur les premières actions à mener pour respecter la vie privée des personnes. Une autre obligation concerne l’analyse d’impact concernant la protection des données sur chaque traitement pour identifier les risques de sécurité et de non-conformité. Ensuite s’impose plusieurs démarches qualitatives à savoir une démarche de Privacy by Design, activer un plan de sensibilisation et de formation interne et également réunir les moyens technologiques pour garantir la confidentialité des données. Enfin, il est important de fournir les preuves de sa conformité sur demande.
